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RECLAMAR INVITACIÓN

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES (SEI-PLE-OD-18)

  • OBJETIVO

En cumplimiento del Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013, por la cual se dictan disposiciones para la protección de datos personales, MGM INGENIERÍA Y PROYECTOS S.A.S., en su calidad de responsable del tratamiento de datos personales, establece el método para garantizar el cumplimiento de éstas y para la atención de consultas y reclamos por parte de los titulares de los datos personales suministrados a la Organización.

  • ALCANCE

Esta política aplica para todas las Bases de Datos y/o Archivos que contengan datos personales y que sean objeto de tratamiento por MGM INGENIERÍA Y PROYECTOS S.A.S., quien actúa en calidad de encargado y responsable del tratamiento de los datos personales.

  • DEFINICIONES

Autorización: Es el consentimiento que da cualquier persona para que las empresas o personas responsables del tratamiento de la información, puedan utilizar sus datos personales.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos personales que son objeto de tratamiento.

Dato personal: Se trata de cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una persona determinada, como su nombre o número de identificación, o que puedan hacerla determinable, como sus rasgos físicos.

Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato sensible: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquello que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realiza el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.

Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los datos.

Titular: Es la persona natural cuyos datos personales son objeto de tratamiento.

Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.

Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

  • RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO

MGM INGENIERIA Y PROYECTOS S.A.S., empresa identificada con NIT 830.072.857-4, es responsable del tratamiento de los datos personales.

Domicilio: Bogotá D.C. – Colombia

Dirección: Calle 19 sur N°28-15 Barrio Santander

Correo electrónico: info@mgm-ingenieria.com.co / pqrsf@mgm-ingenieria.com.co

Teléfono: +57 (1) 4321120

Página web: www.mgmingenieriayproyectos.com

4.1. DEBERES DE MGM INGENIERIA Y PROYECTOS S.A.S., COMO RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO

  • Garantizar al usuario, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;

  • Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;

  • Informar debidamente al Usuario sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;

  • Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

  • Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;

  • Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;

  • Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;

  • Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la ley;

  • Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Usuario;

  • Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la ley;

  • Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;

  • Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del usuario, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;

  • Informar a solicitud del usuario sobre el uso dado a sus datos;

  • Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los usuarios.

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio

  • Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley;

  • Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la ley;

  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el usuario y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los usuarios;

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

  • Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;

  • Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el usuario y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;

  • Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;

  • Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los usuarios;

  • Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

  • En el evento en que concurran las calidades de Responsable del Tratamiento y Encargado del Tratamiento en la misma persona, le será exigible el cumplimiento de los deberes previstos para cada uno.

  • GENERALIDADES

TRATAMIENTO Y FINALIDAD

La autorización para el tratamiento de los datos personales permite a MGM INGENIERÍA Y PROYECTOS S.A.S. recolectar, almacenar, organizar, usar, circular, transmitir, transferir, actualizar, rectificar, suprimir, y en general, gestionar dichos datos, para efectos de cumplir con las siguientes finalidades:

  • Efectuar las gestiones pertinentes para el desarrollo del objeto social de la compañía en lo relacionado con el cumplimiento del objeto contractual celebrado con el Titular de la información.

  • Gestionar trámites (solicitudes, quejas, reclamos, etc.).

  • Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por MGM INGENIERÍA Y PROYECTOS S.A.S. con el Titular de la información. En caso de tratarse de un colaborador de la Organización, administrar su información personal como nombre, salario, beneficios extralegales, tipo de contrato, estado civil, embargos y descuentos sobre el salario, entre otros con relación a prestaciones sociales, pago de salarios y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.

  • En caso de tratarse de un colaborador de la Organización, suministrar sus datos a las autoridades judiciales y administrativas competentes, entidades del sistema de seguridad social (Fondo de Pensiones, EPS, ARL, Fondo de Cesantía, ICBF, Caja de Compensación Familiar), operadores de planilla asistida.

  • Ofrecer productos y servicios, así como realizar invitaciones a eventos, reuniones, capacitaciones, etc.

  • Suministrar información de contacto al equipo comercial de la compañía y/o red de distribución, telemercadeo, investigación de mercados y cualquier tercero con el cual MGM INGENIERÍA Y PROYECTOS S.A.S. tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades de este tipo (investigación de mercados, telemercadeo, etc.).

  • Solicitar información sobre relaciones comerciales del Titular con otras entidades, para la consulta de datos financieros en las centrales de riesgo que manejan sus bases de datos de información financiera, pudiendo conocer su comportamiento presente y pasado relacionado con el cumplimiento o incumplimiento de sus obligaciones con otras entidades; con fines estadísticos, de control, de supervisión y de información comercial.

  • Contactar al Titular a través de medios telefónicos y/o electrónicos para realizar encuestas de satisfacción respecto de los servicios ofrecidos por la compañía, estudios y/o confirmación de datos personales necesarios.

  • Contactar al Titular a través de medios telefónicos y/o electrónicos – SMS o chat para brindar información y/o enviar mensajes con contenidos institucionales, notificaciones, información del estado de cuenta, saldos, cuotas pendientes de pago y demás información relativa al portafolio de servicios de MGM INGENIERÍA Y PROYECTOS S.A.S.

  • Propender por la seguridad de los bienes y personas que se encuentran en las instalaciones, en el caso de los datos obtenidos a través de las cámaras de video vigilancia.

  • Difundir eventos y actividades de la Organización mediante el registro fotográfico y de video, carnetización de los colaboradores, permitir el acceso de los colaboradores a determinadas instalaciones, en el caso de los datos biométricos recopilados.

  • Dar cumplimiento al Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo, en el caso de los datos sobre la descripción morfológica de las personas.

  • Manejar como dato sensible los datos que se recolecten y almacenen de menores de edad.

  • Procedimiento para solicitar peticiones de suprimir, rectificar u actualizar datos.

Los Titulares de los datos personales recopilados en las bases de datos de MGM INGENIERÍA Y PROYECTOS S.A.S., podrán ejercer su derecho presentando una solicitud, petición, consulta o reclamo con la siguiente información:

– Nombre completo y apellidos

– Datos de contacto (Dirección física y/o electrónica y teléfonos de contacto)

– Medios para recibir respuesta a su solicitud

– Motivo(s)/hecho(s) que dan lugar al reclamo con una breve descripción del derecho que se desea ejercer (conocer, actualizar, rectificar, solicitar prueba de la autorización otorgada, revocarla, suprimir, acceder a la información)

– Firma (si aplica) y número de identificación.

Dicha solicitud deberá enviarse a través de los canales establecidos en el Manual de PQRSF vigente.

– Canal presencial: El usuario puede interponer una solicitud en las oficinas de MGM INGENIERÍA Y PROYECTOS, la cual se encuentra ubicada en Calle 19 sur # 28-15 Barrio Santander. El Coordinador de Comunicaciones deberá tomar la solicitud y documentarla a través del formato correspondiente.

– Canal escrito: Comunicación dirigida a MGM INGENIERÍA Y PROYECTOS S.A.S., Oficina de Sostenibilidad e Innovación, Calle 19 sur N°28-15 Barrio Santander en la ciudad de Bogotá D.C.

– Canal telefónico: Línea fija Bogotá +57 (1) 4321120 y línea anexa al PBX 300 9109736, de lunes a viernes de 7:30 a.m. a 5:30 p.m., sábados de 7:30 a.m. a 12 p.m.

– Canal virtual: A través de la página web www.mgmingenieriayproyectos.com, o el correo electrónico: pqrsf@mgm-ingenieria.com.co / info@mgm-ingenieria.com.co

– Buzón de sugerencias: El usuario podrá radicar su solicitud a través del buzón que se encuentra ubicado en las oficinas de MGM INGENIERÍA Y PROYECTOS, dirección Calle 19 sur # 28-15 Barrio Santander.

Una vez se haya recibido la solicitud a través de los canales habilitados para ello, el Coordinador de Comunicaciones deberá aplicar el PR de PQRSF vigente, teniendo en cuenta que el término máximo previsto por la ley para resolver la solicitud es de quince (15) días hábiles, contado a partir del día siguiente a la fecha de su recibo.

En caso de que no fuera posible atender la solicitud dentro de dicho término, MGM INGENIERÍA Y PROYECTOS S.A.S. informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

  • SOBRE LOS DATOS RECOPILADOS:

7.1 AUTORIZACIÓN

MGM INGENIERÍA Y PROYECTOS S.A.S. solicitará de manera libre, previa, expresa y debidamente informada, la autorización por parte de los titulares de los datos por cualquier medio que permita ser utilizado como prueba. Según el caso, dicha autorización puede constar en un documento físico, electrónico, mensaje de datos, Internet, páginas web, en cualquier otro formato que permita garantizar su posterior consulta, o mediante un mecanismo de autorización por conductas inequívocas, como cuando el Titular ingresa a las instalaciones de MGM INGENIERÍA Y PROYECTOS S.A.S., teniendo en cuenta que allí se ha dispuesto un aviso de videovigilancia que le informa la finalidad de la captura de su imagen.

En todos los casos de recolección de datos, MGM INGENIERIA Y PROYECTOS S.A.S., solicitará la autorización por parte del usuario para tratar sus datos personales indicando la finalidad para la cual se recopila, el término por el cual se realizará el Tratamiento y si sus datos serán transferidos o transmitidos, salvo en los siguientes casos:

  • Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales.

  • Datos de naturaleza pública.

  • Casos de urgencia médica o sanitaria.

  • Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.

  • Datos relacionados con el registro civil de las personas.

PRUEBA DE LA AUTORIZACIÓN

MGM INGENIERIA Y PROYECTOS S.A.S., de acuerdo con el medio que se haya utilizado para obtener la autorización para realizar el Tratamiento sobre los datos personales, mantendrá en sus bases de datos y a disposición de los Titulares prueba de la autorización.

7.2. LOS DATOS TRATADOS POR MGM INGENIERIA Y PROYECTOS S.A.S.

La información que recopila MGM INGENIERIA Y PROYECTOS S.A.S., se trata de aquella aportada voluntariamente y autorizada por parte de los Titulares para determinado tratamiento, por medio de nuestra página web, por medio de contratos laborales, civiles, comerciales, por medio de cualquiera de nuestros productos y cualquiera de los canales habilitados para tal fin. Adicionalmente, toda aquella que se recopila por medio de encuestas, estudios de mercado y los medios previstos por la legislación.

7.3 TIPO DE DATOS

Como se mencionó anteriormente, MGM INGENIERIA Y PROYECTOS S.A.S., recopila información de los Titulares de los datos personales, datos públicos y datos sensibles, por tanto, MGM INGENIERIA Y PROYECTOS S.A.S., entiende su responsabilidad de dar una protección y tratamiento especial a dichos datos y de proteger a toda costa los derechos especiales de los menores de edad en caso de ser tratados, evitando el uso inadecuado de esta información. Es así como MGM INGENIERIA Y PROYECTOS S.A.S., adquiere el especial compromiso de no utilizar esta información para causar daños y/o perjuicios a los Usuarios de los datos personales y en especial a los datos relacionados con menores de edad.

7.4 DERECHOS DE LOS TITULARES DE LA INFORMACIÓN

Los siguientes son los derechos del Titular de los datos personales:

  • a) Acceder de forma gratuita a los datos proporcionados que hayan sido objeto de tratamiento.

  • b) Conocer la Política de tratamiento de datos de la compañía y a través de ella, el uso o finalidad que se le dará a sus datos personales.

  • c) Conocer, actualizar y rectificar la información frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

  • d) Solicitar prueba de la autorización otorgada a MGM INGENIERÍA Y PROYECTOS S.A.S.

  • e) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) quejas por infracciones a lo dispuesto en la normatividad vigente.

  • f) Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales, el cual procederá cuando la autoridad haya determinado que MGM INGENIERÍA Y PROYECTOS S.A.S. ha incurrido en conductas contrarias a la Constitución y la normatividad vigente.

  • ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS

La Oficina de Sostenibilidad e Innovación de MGM INGENIERÍA Y PROYECTOS S.A.S. es la dependencia que tiene a cargo dar trámite a las solicitudes de los titulares para hacer efectivos sus derechos.

  • MODIFICACIONES A LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

MGM INGENIERÍA Y PROYECTOS S.A.S. se reserva el derecho de modificar, en cualquier momento, de manera unilateral, sus políticas y procedimientos de tratamiento de datos personales. Cualquier cambio será publicado y anunciado.

  • VIGENCIA

  • a) Vigencia de las bases de datos

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta Política. Una vez se cumpla(n) esa(s) finalidad(es) y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

 

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